個人情報を一元化して管理するというのは、簡単に言うと「管理方法・管理する場所を統一する」ということです。
今回は企業が個人情報を一元化して管理することのメリットを紹介します。
それと合せて、一元化することによって生じるデメリットにも触れてみます。
個人情報を一元化して管理することのメリット
個人情報を一元化して管理することで、企業には「業務を効率的に進められる」というメリットがあります。
全ての個人情報の管理場所を統一しておけば、必要な情報を必要な時に確認出来ます。
個人情報を分散して管理している場合は、誰がその情報を管理しているのか、どこでその情報が管理されているのかをまず確認しなくてはならず、手間がかかります。
そして一元化されている方が、個人情報の管理者にとってもありがたいでしょう。
情報システムのメンテナンス作業、各部署との連携もスムーズに行えます。
個人情報を管理する企業であれば、個人情報を一元化して管理するというのはごく自然なことで、1番メリットのある方法だと言えるでしょう。
個人情報を一元化して管理することのデメリットはある？
個人情報を一元化して管理することによって、「データのサイズが大きくなってしまう」というデメリットがあります。
情報システムの動作が重くなってしまったり、種類が増えてしまったりと管理が複雑化してしまうことにも繋がります。
また管理に時間がかかってしまうと、単純に他の業務に取れる時間が短くなるというデメリットも生じます。
そしてネットワーク上で個人情報を一元化して管理する場合、サイバー攻撃などのセキュリティ侵害を受けると被害が大きくなってしまいます。
全ての個人情報が1つの場所に集約されているので、データのバックアップは必ず取っておく必要があります。
個人情報を一元化して管理することのデメリットを回避するには？
個人情報を一元化して管理するときに生じるデメリットは、「一元化の分散」を取り入れることで解決出来ます。
個人情報は、企業が抱えるデータの中でも非常に重要なものです。
例えば紙媒体で一元化管理をする場合、ネット上でも全く同じデータを管理しておきます。
ネット上のデータはあくまで、紙媒体を紛失したときのバックアップとして一元化しておくデータです。
普段から紙媒体、ネット上のデータの両方を使用してしまうと、それは個人情報の一元化とは言えません。
また個人情報の管理場所は一元化しておくと便利ですが、「アクセス方法」や「管理のノウハウ」まで一元化する必要はありません。
つまり、不測の事態に対応出来る人員はなるべく多く確保しておく方が良いということです。
複数の従業員にアクセス権限を与えるという訳ではなく、トラブルが発生した場合に限り企業が一丸となって解決出来る体制を構築しておくということです。
まとめ
個人情報を一元化して管理する場合は、メリットもデメリットも生じます。
ただ業務や管理の効率化を考えると、やはり企業は導入を検討するべきだと言えるでしょう。
どんな形であれデータのバックアップさえ取っておけば、セキュリティ侵害による被害も甚大にはなりません。
個人情報を安全な方法で管理出来れば、安全な管理体制が認められる“第三者認証マーク”の取得も目指せます。
