電車に個人情報を含む書類やデバイスを忘れたときの対処法

未分類

企業に勤める方の中には、顧客名簿などの個人情報を含む書類、パソコン、スマートフォンなどを持ち歩くこともあるかと思います。
では、これらを電車に置き忘れてしまった場合、どのように対処すれば良いのでしょうか?
今回は、忘れた場合の行動やミスが起こらないための対策について解説します。

個人情報を含む書類、デバイスを置き忘れたことに気付いたときの対処法

電車に個人情報入りの書類やデバイスを置き忘れてしまった場合、いつのタイミングでそのことに気付いたかによって、対処方法が変わってきます。
それぞれシーンに分けて解説します。

電車を降りてすぐ気づいたときの対処法

電車を降り、駅の改札を出る前に気付いた場合は、駅員さんに忘れ物をした旨を伝えます。
また、このとき忘れ物の特徴(例:黒いバッグなど)、降車時間、忘れた場所(例:3号車の中央付近のイスの上など)を詳細に伝えることで、次の駅ですぐに回収できる可能性があります。

その日のうちに気付いたときの対処法

電車を降りてすぐは気付かなかったものの、その後勤務先に帰ったときなど、当日中に気付いた場合は、すぐ降車した駅に連絡します。
このとき、忘れ物の特徴、忘れた日時、忘れた場所を伝えることで、その情報が登録され、見つかった場合には連絡してもらうことが可能です。

翌日以降に気付いたときの対処法

忘れ物をした当日、そのまま帰宅した場合などは、気付くのが翌日以降になることも考えられます。
鉄道会社に回収された忘れ物は、翌日以降になると情報が登録され、そこから数日後には忘れ物センターに届けられます。
そのため、電車に書類やデバイスを忘れてから1日以上経っている場合は、鉄道会社ごとに指定された忘れ物承り所、問い合わせセンターに連絡することをおすすめします。

置き忘れた書類、デバイスが見つからない場合は?

駅員さんに訪ねたり、鉄道会社に連絡したりしたにもかかわらず、置き忘れた書類やデバイスが見つからない場合、直接警察に届けられていたり、別の鉄道会社の駅で拾われたりしている可能性があります。
そのため、警察署や路線がつながっている別の鉄道会社にも連絡してください。

個人情報を含む書類、デバイスを置き忘れた場合の注意点

電車に個人情報を含む書類やパソコン、スマートフォンなどを忘れてしまった場合、それを見つけるために行動するのはもちろんのこと、以下のことも忘れないように注意してください。

・勤務先に報告する
・忘れ物の受け取りに必要なものを持参する

勤務先に報告する

電車に忘れ物をしたとき、絶対に忘れてはいけないのが、勤務先への報告です。
もし、個人情報が記載された書類、それらが含まれたパソコンなどを乗客に拾われたら、データを抜き取られたり、悪用されたりする可能性もゼロではありません。
初動が遅くなれば遅くなるほど、このような問題は大きくなり、企業の信頼性低下、経済的損失などにつながるため、注意しましょう。
また、勤務先に忘れ物のことを報告する際は、忘れたものや日時、場所、含まれる個人情報や現時点での状況、置き忘れた理由など、事細かに伝えなければいけません。
「上司に怒られたくない」という気持ちも理解できますが、この段階で事実と異なる報告をすると、不適切な事後対応につながるおそれがあるため、それだけは避けてください。
その後調査していくことで、いずれは全容が明らかになります。

忘れ物の受け取りに必要なものを持参する

もし、鉄道会社から連絡があり、置き忘れた書類やデバイスが見つかったとしても、何も用意せず駅に行くと、受け取り手続きができない場合があります。
基本的には、運転免許証や保険証といった本人確認書類、印鑑などが必要になるため、忘れずに持参しましょう。
ちなみに、鉄道会社によっては、着払いで忘れ物を郵送してくれる場合もあるため、詳細については各鉄道会社のウェブサイトで確認してください。

個人情報を含む書類、デバイスを電車に忘れないための対策

個人情報を含む書類、デバイスを電車に置き忘れないためには、まず社外に持ち出さない、持ち歩かないことが一番です。
しかし、営業職など移動が多い職種の場合は、そういうわけにもいきません。
そのため、以下の3点に注意し、責任を持って持ち歩くようにしましょう。

・慌てて降車することがないようにする
・網棚には荷物を置かない
・個人情報を含む書類、デバイスを持った状態での飲酒を控える

降車駅直前まで眠っていたり、スマートフォンの画面を見ていたりすると、慌てて降車する可能性が高くなり、忘れ物のリスクも大きくなります。
また、網棚は忘れ物をしやすいため極力使用せず、荷物を持ったまま帰宅する場合は、しっかり持ち帰ったことを確認してから飲酒しましょう。

まとめ

ここまで、電車に個人情報を含む書類やパソコン、スマートフォンなどを忘れたときの対処法を見てきましたが、いかがでしたでしょうか?
少しでも書類やデバイスを持ち歩く機会がある方は、常に責任を持った行動を心掛けてください。
また、企業側は、このような個人情報に関するヒューマンエラーが起こらないようJAPHICマークを取得し、個人情報保護体制を強化すべきです。

タイトルとURLをコピーしました