企業は自社の従業員とさまざまな書面を交わしますが、このときに交わすのは契約書だけとは限りません。
中には“秘密保持誓約書”への記入を義務付け、従業員から取得する企業もあります。
ここからは、企業が秘密保持誓約書を作成する際のポイントを中心に解説したいと思います。
秘密保持誓約書の概要
業務上知り得た企業秘密、顧客情報といった内部情報等の持ち出し、不正利用を防止するために、企業が従業員から取得する誓約書を秘密保持誓約書といいます。
要するに、自社の従業員に対し、情報を流出させないことを約束させる書面です。
また、似たような書類に“秘密保持契約書”がありますが、これらは正確には異なるものです。
秘密保持契約書は、自社が所有する秘密の情報を他社に提供する際、情報を漏えいしたり、不正に利用されたりすることを防ぐために交わす契約書であり、対象は従業員ではなく、あくまで企業となります。
ちなみに、“契約”という言葉には、契約内容を記載した書類に双方の当事者が署名捺印し、当事者同士が互いに契約内容の遵守を約束するという意味があります。
一方、“誓約”は、当事者の一方がもう一方に対し、誓約書における記載内容の遵守を約束することを指しています。
秘密保持誓約書を作成する際のポイント
企業が秘密保持誓約書を作成し、従業員から取得する場合は、以下のポイントを押さえなければいけません。
・秘密情報の定義をハッキリ記載する
・誓約させる内容を漏れなく記載する
・企業側の調査権限について記載する
・退社後の秘密保持義務について記載する
・違反時の処分について記載する
秘密情報の定義をハッキリ記載する
秘密保持誓約書を作成する企業は、秘密情報の定義をハッキリ記載し、従業員に示さなければいけません。
具体的には、「次に示される情報について、自身のため、あるいは他の事業者その他の第三者のために、開示、漏えい、もしくは使用しないことを誓約します」という文章とともに、以下の項目を記載します。
・顧客の住所、氏名、連絡先関連情報
・貴社と顧客との取引内容、取引価格、取引履歴関連情報
・顧客が貴社との取引のために、貴社に提供した当該顧客に関する一切の情報
・上記の他、貴社が特に秘密保持対象として指定した情報
誓約させる内容を漏れなく記載する
企業が秘密保持誓約書を作成する場合は、何を誓約させるのかについても、具体的に記載する必要があります。
以下の中から必要なものをピックアップし、漏れなく記載しましょう。
もちろん、すべての誓約を義務付けても構いません。
・他に開示しないこと
・企業の許可なく社外に持ち出さないこと
・企業の許可なく複製しないこと
・業務以外での目的に使用しないこと
・秘密情報の毀損および漏えいの防止に努めること
・万が一漏えい事故が発生した場合はただちに企業に報告すること
企業側の調査権限について記載する
秘密保持誓約書内には、従業員がきちんと秘密保持義務を遵守しているかどうか企業が調査できるよう、調査権限についても記載しておくべきです。
具体的には、以下のような内容です。
・企業が所持品検査を実施する際は異議なく応じること
・企業が防犯カメラを設置し、動画の閲覧や保存を行うことを承諾すること
・企業が秘密情報の管理状況について調査を行う場合は調査に応じること
退社後の秘密保持義務について記載する
秘密保持誓約書内には、従業員が退社した後の義務に関しても記載することが可能です。
以下のような内容を記載しておけば、退社した従業員から秘密情報が漏えいするリスクは少なくなります。
・退社時には秘密情報をすべて企業に返却すること
・退社後に秘密情報を使用しないこと
・退社後に秘密情報を他に開示しないこと
ちなみに、こちらの義務に関しては、特に期間の制限を設けなくても構いません。
違反時の処分について記載する
秘密保持誓約書には、当然従業員が記載内容を遵守せず、違反してしまった場合の処分についても記載しなければいけません。
一般的には、違反によって企業に損害を与えた場合に、その損害のすべてを賠償する責任があると記載しておくことで、従業員による漏えいや不正利用に対する大きな抑止力となります。
テンプレートをそのまま使用することのリスク
ネット上では、秘密保持誓約書のテンプレートが簡単に取得できますが、それをそのまま使用してしまうと、法的効力が認められない可能性が高くなります。
なぜなら、テンプレートはあくまで見本であり、前述した秘密情報の詳細や、誓約させる内容まで具体的に作り込まれていないからです。
具体的な記載がないと、たとえ従業員が違反行為と言える行動を取ったとしても、損害賠償請求ができない可能性があるため、注意してください。
まとめ
ここまで、企業が秘密保持誓約書を作成する際のポイントを中心に解説しましたが、いかがでしたでしょうか？
秘密情報の保護体制をできる限り強固なものにしたい企業は、個人情報について適切な保護措置を講じる企業と認定される“JAPHICマーク”の取得を目指しましょう。
こちらの取得を目指す過程においては、秘密情報の守るための技術や知識を数多く学ぶことができます。
