個人情報

【不動産業界】個人情報漏えいに備えた対策を考えよう

監修者:金子 雅和

不動産業界は数多くの個人情報を扱う業界の1つであるため、個人情報漏えいに備えた対策には惜しみなく力を注がなければいけません。
不動産業界に身を置く経営者の方は、今回解説する個人情報漏えいに備えた対策を実施し、顧客や企業に大きなダメージを与えないような体制を整えましょう。

【不動産業界】個人情報漏えいに備えた対策①不動産業界が扱う個人情報を把握する

不動産業界が実施すべき個人情報漏えいに備えた対策には、まず“不動産業界が扱う個人情報を把握する”ということが挙げられます。
どのような個人情報を扱っているのかを把握することで、いかに不動産業界において個人情報漏えいに備えた対策が重要かということが理解できるでしょう。
不動産業界が扱う主な個人情報は以下の通りです。

・氏名(不動産における貸借人、賃貸人、保証人等)
・住所
・マイナンバー
・電話番号
・メールアドレス
・勤め先
・収入
・家族構成 など

不動産業界に身を置く企業は、1つの契約の中にこれだけの個人情報が詰まっていることを理解しましょう。
また年間でどれくらいの数の契約に携わっているのかを把握することで、より膨大な量の個人情報を扱っていることがわかるでしょう。

【不動産業界】個人情報漏えいに備えた対策②信頼性が上がるマークを取得する

不動産業界が実施すべき個人情報漏えいに備えた対策には、“信頼性が上がるマークの取得”も挙げられます。
不動産業界は“プライバシーマーク”や“JAPHICマーク”などの信頼性が上がる第三者認証制度のマークを取得し、個人情報が適切に取り扱われていることを顧客にアピールしなければいけません。
プライバシーマークや個人情報に特化しているJAPHICマークを取得することによって、安心して顧客に利用してもらうことができます。
また冒頭でも触れたように、不動産業界は数ある業界の中でも、取り扱う個人情報の数はトップクラスです。
それだけ膨大な量の個人情報を漏えいさせないためには、顧客に信頼性をアピールするだけでなく、信頼性が上がるマークを取得することで、実際に自社における個人情報の管理体制を強化しなければいけないのです。

【不動産業界】個人情報漏えいに備えた対策③個人情報漏えい事件ついて知る

“個人情報漏えい事件について知る”というのも、不動産業界が行うべき個人情報漏えいに備えた対策の1つです。
つまり、これまで実際に発生した不動産業界の個人情報漏えい事件を知ることで、実際自社が個人情報を漏えいさせたらどのようなダメージを負うのかを把握しておくということです。
また実際に発生した不動産業界の個人情報漏えい事件を知れば、自社の個人情報管理体制における課題や注意点が見つかる可能性もあります。
では実際に発生した不動産業界の個人情報漏えい事件を、今回は2つほど紹介しましょう。

① レオガーデン個人情報漏えい事件
2018年2月、千葉県内で不動産業を営む“レオガーデン”において、顧客情報や業務情報などのデータを、同社従業員が外部のオンラインストレージに不正に保管していたことが判明しました。
同社の端末から外部のオンラインストレージに保管されていた顧客情報、業務情報は約26,000件にも上ります。
顧客情報には、資金計画書や見積書、土地売買契約書、建築図面などの情報が含まれていました。
これらの漏えいした個人情報を第三者が取得していたかについては、明らかになっていません。
個人情報を不正に保管した従業員は懲戒解雇処分となり、その後同社の取締役が辞任する騒動となってしまいました。
同社は一連の騒動について謝罪すると同時に、再発防止に取り組みたいとコメントしています。

② サンフロンティア不動産個人情報漏えい事件
2018年9月、東証一部上場の不動産企業である“サンフロンティア不動産”において、メールの誤送信によるメールアドレスの流出事件が発生しました。
同社が提供する貸会議室の顧客向けに送信される案内メールにおいて誤送信が発生し、顧客のメールアドレス1,875件が受信者間で閲覧可能な状態になりました。
受信者からの指摘で誤送信が発覚し、同社は対象の顧客に電話、メールで謝罪しています。
また、個人情報保護委員会への報告も行っています。

このように不動産業界では、個人情報が漏えいしたことによって取締役が辞任したり、多くの顧客からの信頼を失ったりする事件が実際に発生しています。
このような事件を知って明確に得られるものがなくとも、“自社ではこのようなことがないようにしよう”と再認識するだけで、十分不動産業界における個人情報漏えいへの対策になります。

【不動産業界】個人情報漏えいに備えた対策を具体的に挙げてみます!

ここまで解説した不動産業界が実施すべき個人情報に備えた対策は、具体的な対策を取る前の段階で行っておくべきことです。
ここからは、不動産業界が実施すべき個人情報漏えいに備えた対策について、少し具体的に解説していきます。
不動産業界に身を置く企業は、信頼性の上がるマークを取得すると同時に、以下の対策を取るように心掛けてください。

・重要な情報資産を特定しリスト化する
・情報セキュリティにおける規定、ルールを作成する
・従業員への情報セキュリティに関する教育を徹底する
・共有パソコンの利用を禁止する
・重要な情報が記載された文書はシュレッダーを使用して廃棄する
・私用パソコンの業務利用を禁止する
・リムーバブルディスクなどの可搬媒体の利用を禁止する
・業務に関係のないサイトの閲覧を禁止する
・ウイルス対策ソフトを導入する
・執務エリアへの従業員以外の入室を禁止する

マークの取得によって顧客に信頼性をアピールし、社内で実際にこれだけのことが実践できれば、不動産業界における個人情報漏えいに備えた対策が取れていると言えるでしょう。

まとめ

不動産業界が実施すべき、個人情報漏えいに備えた対策について解説しました。
何度も言うように、不動産業界は膨大な個人情報を扱う業界の1つです。
膨大な個人情報を扱う業界だということは、それだけ個人情報の漏えいが発生しやすい業界だとも言えます。
また個人情報が漏えいしたときのダメージは計り知れないため、絶対にずさんな管理体制のまま運営されることのないようにしましょう。

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