企業における機密文書の種類と適切な管理方法について

情報セキュリティ

企業には、極めて重要な内容が記されている“機密文書”というものが存在します。
また、こちらにはいくつかの種類があり、それぞれどのような文書が該当するのか、適切に管理するにはどうすれば良いのかについては、必ず社内で共有しておかなければいけません。
詳しく解説します。

機密文書の概要

機密文書は、社外あるいは部外に閲覧されてはいけない情報を含む文書です。
特に明確な定義はありませんが、一般的には関係者以外に漏えいすると、関係者に不利益が生じる可能性のある文書が該当します。
企業における文書は、主に重要書類と一般書類に分けられますが、機密文書は前者に該当するものであり、秘密性を保持しながら、組織の外部に漏えいしないように管理することが求められます。
ちなみに、まだ発表していない新商品情報など、漏えいすることで自社が競争を勝ち抜くにあたって不利になる情報が記載されたものも、機密文書に当てはまります。

機密文書の種類

機密文書は、情報が漏えいした場合の影響度に応じて、以下の3つに分類されます。

・社外秘文書
・秘文書
・極秘文書

社外秘文書

社外秘文書は、その企業に属する人間のみ閲覧することが可能で、外部の人間に見せたり、社外に持ち出したりすることを禁止されている文書です。
具体的には、以下のようなものが該当します。

・議事録
・顧客リスト
・営業企画書 など

業務上必要であり、なおかつ秘匿性の高い文書というイメージですが、他の機密文書と比べると、それほど影響度は高くありません。

秘文書

秘文書は、役員や取り扱い部署の責任者など、一部の人物のみが閲覧を許可されている文書です。
該当するのは以下のようなものです。

・重要契約書
・人事ファイル など

作成段階から、周囲への漏えいに注意する必要があり、第三者に渡す場合も、親展扱いになることが多いです。
ちなみに、親展とは、封書において宛名となっている本人によって開封し、読んでもらいたいということを指しています。

極秘文書

極秘文書は、企業の経営に直結するような、もっとも厳重に保持する必要がある文書です。
主に以下のような文書が該当します。

・特命プロジェクト
・未公開の経理情報
・M&A計画 など

秘文書と同じく、一部の人物しか閲覧することが許可されておらず、その許容範囲は経営に関わる役員のみなど、さらに狭く設定されることが多いです。

機密文書の適切な管理方法

機密文書の適切な管理方法は、前述した3種類のうち、いずれに該当するかによって変わってきます。
そのため、まずは保護しなければいけないデータをすべて洗い出し、重要度に応じて社外秘文書、秘文書、極秘文書に分けるところから始めましょう。
企業が持つ情報をすべて機密文書とし、管理することは、コストや手間のことを考慮すると、現実的ではありません。
ちなみに、機密文書を分類する際には、秘密表示を行うことも大切です。
こちらは、機密文書であることを示すラベリングであり、具体的にはファイルや文書そのもの、フォルダに社外秘、部外秘、極秘といった表示を行うものです。
シンプルながら、一目見るだけでそれが機密文書であると認識できるため、閲覧者や管理者の情報漏えいに対する意識は高まることが期待できます。
また、分類が終わった後は、それぞれの機密文書において別々に管理計画を立てます。
具体的には、情報漏えい対策や管理担当者、物理的手段による持ち出しや紛失の防止などについて、細かく設定します。
もちろん、企業の上層部のみが意識していても、機密文書は適切に管理することができません。
管理計画がある程度定まったら社内教育を実施し、従業員にもその内容を周知させる必要があります。

機密文書の廃棄方法について

紙媒体の機密文書を廃棄する場合、少ない量であればシュレッダーで処理するのがおすすめです。
一方、量が多い場合は、専門業者に依頼して焼却処理を実施すべきです。
ただし、専門業者に依頼する場合は、機密文書の配送中や焼却までの間に、情報が社外に漏えいする可能性があります。
そのため、評判などを事前にチェックし、迅速かつ確実に廃棄をしてくれる専門業者を選びましょう。
また、紙媒体の機密文書が大量のダンボールに保管されているような企業は、焼却処理ではなく直接溶解を実施している専門業者に依頼すべきです。
こうすることで、段ボールに文書を収納したまま、一切開封することなく処分できます。
ちなみに、どうしても専門業者に廃棄を依頼するのが不安だという企業は、極秘文書のみ社内で廃棄するなど、文書の種類に合わせて廃棄方法を変更することで、コストも不安も多少は軽減させることが可能です。

まとめ

ここまで、企業における機密文書の種類、管理方法を中心に解説してきましたが、いかがでしたでしょうか?
経営規模の大きい企業にとっては、機密文書を細かく分類し、それぞれ適切な方法で管理することが、大きな負担になるかもしれません。
しかし、情報漏えいが発生したときの損失を考えると、これくらいの対策はあって然るべきだと言えます。

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