印刷・広告・DM業者へ業務の委託を検討している企業は、個人情報対策の事を頭に入れながら、どの業者に委託するか決定しなくてはいけません。
個人情報は自社の体制を強化するだけでなく、適切な方法で業務委託をする事によっても守られます。
ポイントを押さえておきましょう。
【印刷・広告・DM業】個人情報対策の為の企業の選び方！
① 一括委託が出来る
例えば企業が業者委託でDMを発送する場合、一般的に以下のようなステップを踏む事になります。
1. DMメールのデザインを作成する
2. 印刷する
3. 宛名を印字する
4. 封入する
5. 配達業者へ差し出す
もしDMの発送を業務委託する場合は、これらの業務を全て一括で委託出来る業者がおすすめです。
以前であれば、印刷は印刷業者への委託、DMはDM業者への委託というように、複数の業者に分けて業務委託をしなくてはいけませんでした。
ただ現在は、分業制ではなく上記全ての業務を担ってくれる業者も増加しています。
複数の業者に委託するという事になると、業者の数だけ個人情報が漏洩する可能性が上がる事になり、企業は対策を取りにくくなります。
それだけでなく、単純に複数の業者に委託する方がコストもかかるのでおすすめ出来ません。
② 専任担当者がいる
印刷・広告・DM業への業務委託は、工程の途中でトラブルが起こる可能性があります。
そのトラブルに早急に対応してくれる専任の担当者がいるかどうかは、企業が考える個人情報対策において非常に重要な事です。
業務委託をする際は、主に以下のようなトラブルに対応してもらう場合があります。
原稿の印刷ミス
発行部数の変更
DM封入物の変更
DMの宛名名簿から指定の宛名を削除
原稿印刷、DM発送の取り止め 等
またもし専任の担当者が外出や休暇等で席を外していても、他にリカバリーしてくれる人材がいる業者は心強いでしょう。
すでにトラブルが発生しているにも関わらず、なかなか担当者に繋がらなかったり、タライ回しにされたりするような業者はNGです。
業務委託をしているにも関わらず、企業に大きな損失が出てしまっては本末転倒です。
企業が適切な個人情報対策を取っているとは言えません。
専任の担当者の有無は、必ず印刷・広告・DM業者に委託する際に確認しておきましょう。
③ 委託業務を専門に扱っている
例えばDMの発送を委託するのであれば、DMの発送を専門の業務として扱っている企業に委託しましょう。
一口にDM業者と言っても、正確に言うと種類は様々です。
一般的にDM業者と呼ばれる企業は、以下の3種類が考えられます。
印刷業者を専門に取り扱う業者が業務の1つとしてDMを取り扱う場合
広告代理業を専門に取り扱う業者が業務の1つとしてDMを取り扱う場合
DM発送を専門に取り扱う場合
これらケースを比較すると、DM業を専門に取り扱っている業者の方が信頼性も高く、コストも削減しやすくなります。
何故かと言うと、DMに関するノウハウも豊富で、尚且つ普段から大量のDM発送を請け負っている為、運送業者との契約内容が優遇されている可能性が高い為です。
DM業者と運送業者の契約内容が優遇されていれば、必然的にDM業者は委託料の設定金額も下げる事が出来ます。
もちろん、印刷であれば印刷を専門に、広告であれば広告代理業を専門に取り扱う業者を選ぶ方が、企業にとっては個人情報対策になります。
④ 自社の業務委託の規模で考える
印刷・広告・DM業者は、大体どれくらいの規模の業務委託に対応する業者なのかというのが、各業者で決まっています。
これは特にDM業者に多く、大体以下のように決まっています。
主に大口のDM発送委託に対応する業者
主に中口のDM発送委託に対応する業者
小口のDM発送委託に対応する下請け業者
主に大口のDM発送に対応している業者は、大量の設備を利用して大口の発送に対応しています。
ただ、もし業務委託の規模が小さいのであれば、そのような大量の設備を利用したDM業者に委託するのは非効率です。
そういう場合は、大口DM業者が下請けの小口DM業者に外部委託する事になります。
従って、大口のDM発送に対応出来る業者に委託しておけばOKという訳ではないのです。
大口DM業者が下請けの小口DM業者に外部委託するという事は、その分企業が委託するコストが高くなります。
また大口DM業者に委託したにも関わらず、そこからまた外部に委託されると、複数の業者に個人情報が行き渡る事になります。
そうなってしまうと、一括委託をしようと1つの業者を選んだ意味がなくなってしまいます。
企業は個人情報対策として、情報が漏洩する可能性を出来る限り減らさなくてはいけないのです。
従ってもし数十通程度のDM発送であれば、業務委託をせずに自社で発送する方が安全性は高いと言えるでしょう。
⑤ 場内作業をしている
印刷・広告・DM業者は、場内作業と内職作業を行っている業者に分かれます。
特にDMを専門に取り扱っている業者であれば、内職作業でDMを作成している業者も多いでしょう。
なぜ内職作業を採用しているDM業者が多いかと言うと、簡単に言えばコストが削減出来るからです。
場内作業であれば、その作業場の家賃や光熱費、人件費等のコストがかかります。
内職作業でDMを作成する事で、作業場を借りる為のコストは必要ありませんし、出来高によって人件費が決まるのでその部分のコストも削減しやすくなります。
つまり企業がDM作成・発送の業務委託をする場合、内職作業を採用している業者の方が委託料は安い可能性が高いのです。
ただ、企業が個人情報対策を考えるのであれば、場内作業をしている業者に委託するべきでしょう。
内職作業は自宅や不特定の場所で作業を行う事になり、個人情報が漏洩する危険性が上がってしまいます。
個人情報を場内で一元化して管理してくれる業者の方が、確実に信頼性は高いと言えるでしょう。
まとめ
印刷・広告・DM業は、個人情報と常に密接な関係にある業種です。
従って、各業者が個人情報対策を徹底している可能性は非常に高いです。
ただ委託する企業は、どれだけ信頼できる業者でも100%信頼する事は危険だという事を覚えておきましょう。
“JAPHICマーク”の取得等、自社の個人情報保護体制を徹底する事も重要です。
