企業の個人情報漏えいは、メールにおける何らかの失敗が原因になることもあります。
また、企業は1日に何十通ものメールを送信することも考えられるため、失敗への対策を取っておかなければ、個人情報漏えいの可能性は高いままになってしまいます。
ここからは、そんなメールでよくある失敗と対策について解説します。
個人情報を漏えいさせないために！メールでよくある失敗①添付するファイルを間違える
添付するファイルを間違えるというのは、企業が送信するメールにおいてとてもよくある失敗です。
社内で交わされるメールであれば、「今度から気を付けます」で済むかもしれませんが、相手が取引先企業の場合は、そういうわけにもいきません。
例えば、間違えて添付したファイルが、実は別の取引先の機密情報だったり、送信した企業の社外秘資料だったりした場合、取り返しのつかないことになります。
添付するファイルを間違えないようにするためには、ファイル名やファイルの内容をチェックしてから送信するというクセを付けておきましょう。
個人情報を漏えいさせないために！メールでよくある失敗②送信先を間違える
送信先を間違えるというのも、企業のメールではよくある失敗ですね。
間違えて送信したメールの内容が、「了解しました」程度の内容であればまだしも、別の取引先の情報や、自社の顧客情報に関することなどであった場合、大きな損害を被ることが予想されます。
また、送信先だけでなく、“Cc”と“Bcc”を間違うという失敗も多いです。
Cc（カーボンコピー）は、“To（送信先）”に送信した内容を知られても良いとき、Bcc（ブラインドカーボンコピー）は、Toに内容を知られたくないときに使用します。
つまり、ここを失敗すると、他の取引先などに知られてはいけない情報を知られてしまうということです。
個人情報を漏えいさせないために！メールでよくある失敗③内容に不備がある
送信先や添付ファイルに間違いがなくても、メールの内容自体に不備があれば、個人情報漏えいに繋がる可能性があります。
例えば、自社の機密情報に関することを誤って本文に記載してしまったり、他の取引先に関する情報をうっかり記載してしまったりといったケースですね。
したがって、メールを送信するときは、送信先やファイルのチェックばかりでなく、内容も送信前に読み返すべきだと言えます。
まとめ
ここまで、個人情報漏えいに繋がるメールでの失敗について解説しました。
近年、個人間でのやり取りにおいて、メールを使用する機会はどんどん減少しています。
そんな中、企業ではいまだにメールでのやり取りが多く行われており、今後もメールを送信する機会が著しく減少することは考えにくいでしょう。
また、個人情報漏えいの危険性は、メールだけでなく、近年多用されているチャットアプリにも潜んでいるため、注意が必要です。
