企業が内部対策として導入すべきことは多岐にわたりますが、zipパスワードもその1つです。
企業が送信するファイルを暗号化することは、シンプルながら確実なセキュリティ対策に繋がります。
今回はzipパスワードがもたらす効果、そして注意点についても解説します。
zipパスワードは企業にどんな効果をもたらすのか？
メールにファイルを添付して送信するという行為は、どこの企業でも当たり前に行われていることです。
ただあまりに簡単に行えるために、どうしても送るべきファイルと違うファイルを送信してしまう可能性が高くなってしまいます。
そこで企業は、情報漏えい事件を起こさないための内部対策として、zipパスワードによるファイルの暗号化を実践すべきです。
zipファイルにパスワードを付けた状態でメールやファイルを送信すれば、受け取り手はパスワードがないとファイルを開けない状態になります。
企業はzipファイルを開くことを許可した受け取り手にのみ、別途パスワードを送信することになります。
つまりzipパスワードは、もし誤って機密性の高いファイルを送信してしまった場合でも、情報が漏えいする危険性を少なくしてくれるのです。
またzipファイルの送信先に誤りがあった場合の内部対策にもなり、非常に心強いです。
現在は手軽にファイルを保護できる仕組みとして、企業の間で広く利用されています。
zipパスワードを導入する際の注意点って？
手軽にファイルを保護できるzipパスワードですが、少々業務が煩雑化する恐れがあることを把握しておきましょう。
企業におけるzipファイルにすべてパスワードを設定しようとすると、パスワードの種類が膨大になり、管理が難しくなります。
パスワードが上手く管理できていないと、最悪の場合社内でやり取りするzipファイルが開けず、業務がストップしてしまうことも考えられます。
またzipパスワードは、100%安全ではないということも把握しておきましょう。
例えば取引先などにファイルを送信するとします。
当然取引先は、別途送られてきたパスワードを使ってファイルを開きます。
ただ受け取り手によって1度開かれたzipファイル、つまりアンロックされているファイルが、受け取り手のミスや故意によって流出してしまう危険性はゼロではありません。
このような可能性を危惧するのであれば、企業はzipパスワードだけでなく、パスワードを利用せずに暗号化されたファイルを復号できるソリューションを活用すべきでしょう。
このようなソリューションを活用すれば、1つ1つの暗号化されたzipファイルに対応するパスワードを管理する必要もなくなります。
まとめ
企業はzipパスワードの導入によって、手軽にzipファイルのセキュリティ性を上げることができます。
ただセキュリティ性の向上に伴うデメリットも存在するため、本格的なファイルの暗号化を目指すのであれば、パスワードを使用しないファイル復号ソリューションをおすすめします。
企業は第三者認証制度の“JAPHIC（ジャフィック）マーク”などの取得を目指し、個人情報や機密データを保護・管理するための適切な体制を確立することをお勧めします。
