新型コロナウイルス感染拡大の影響により、テレワークを導入する企業は日々増加しています。
また、企業はテレワークの効率性やセキュリティ性などに注目すると同時に、従業員の“怠慢”への不安も抱いていることでしょう。
今回は、テレワークにおける従業員の怠慢を防ぐために、企業がやるべきことについて解説します。
①雇用形態の変更
テレワークにおける従業員の怠慢を防ぎたいのであれば、企業は雇用形態の変更を検討しましょう。
具体的には、“メンバーシップ型”から”ジョブ型“への変更ですね。
メンバーシップ型とは、簡単にいうと“人に仕事を付ける働き方”をいいます。
先に従業員を確保（採用）し、そこに企業が仕事を割り振るという形ですね。
一方、ジョブ型はその逆で、“仕事に人を付ける働き方”を指しています。
雇用契約時に交わす“職務記述書”によって、従業員1人1人の仕事の範囲があらかじめ明確になっているのが特徴です。
前者の場合、テレワークを行う従業員は、自分の責任範囲を把握しにくく、これが怠慢に繋がってしまうことも考えられます。
ただ、後者の場合は、従業員が自身の責任範囲を明確に理解できるため、たとえオフィスとは離れた場所であっても、業務に集中しやすくなります。
大幅な雇用形態の変更は、企業にとって決して容易ではありませんが、ぜひこの機会に試していただきたいですね。
②成果報告の義務付け
テレワークにおける従業員の怠慢を防ぐためには、毎日の成果報告を義務付けるのも重要です。
つまり、その日どんな業務を行ったのか、どれくらいまで進んだのかを報告してもらうわけですね。
これを義務付ければ、その日しっかりと業務を行っていない従業員はすぐにわかります。
具体的な方法としては、まずテレワークを実施する前に、あらかじめ企業の上層部から従業員に向けて、報告・提出内容を連絡します。
そして、テレワークによるその日の業務が終了した後、事前に連絡していた内容が報告できているか、成果物が提出できているかをチェックしましょう。
その日必ず提出しなければいけないもの、報告しなければいけない内容があれば、従業員の怠慢は必然的に減少します。
③空間を共有できる環境づくり
企業がテレワークを行う従業員の怠慢を不安に思う理由として、目の届かないところで業務が行われることが挙げられます。
ただ、Web会議やテレビ会議システムを導入すれば、このような不安はかなり少なくなるでしょう。
企業側からすれば、テレワークを行う従業員を監視することができますし、従業員側からすれば、企業側からの目があることで、オフィスで行う場合と同じように、緊張感を持って業務に取り組むことができます。
また、このような空間を共有できる環境づくりは、企業側が従業員を監視するためだけでなく、コミュニケーションを取るためにも重要なことです。
そして、企業の上層部が業務を行っているところを従業員に見せることで、お互いある程度平等な環境を作り出すこともできます。
④時間管理におけるルール決め
企業がテレワークを行う従業員の怠慢を防ぐには、時間管理におけるルール決めも行う必要があります。
従業員の怠慢が生まれる理由の1つに、“始業時間から終業時間まで会社にいなければいけない”ということが挙げられます。
つまり、迅速に業務をこなせば、早く仕事を完了させられるにも関わらず、終業時間が決まっていることにより、「早く終わらせてもどうせ一緒」と考え、怠慢が発生してしまうということですね。
したがって、テレワークでは、業務が終了した従業員から退勤できるような制度を導入し、従業員のモチベーションアップを図りましょう。
また、個人個人で行う業務がメインの企業であれば、“フレックスタイム制”を導入するのも良いかもしれませんね。
フレックスタイム制とは、総労働時間だけをあらかじめ決めておき、出退勤の時間は従業員に任せるという働き方をいい、これはテレワークと非常に相性が良いとされています。
⑤評価方法の変更
企業における従業員の評価方法には、“定量評価”と“定性評価”があります。
前者は、具体的な数字（新規顧客を〇人獲得した等）で評価する方法で、後者は仕事に対する姿勢など、数値化できないもので評価する方法です。
テレワークにおいて、従業員の怠慢を防ぐのであれば、企業は今後“定量評価”に評価方法を変更することも検討しましょう。
なぜなら、定性評価の場合、企業の上層部に見られているときだけしっかり業務をこなし、見ていないときにはサボる従業員が出てくる恐れがあるからです。
逆に、定量評価にすれば、従業員は具体的な結果が求められるため、監視がないときも真剣に業務をこなしてくれるでしょう。
まとめ
ここまで、企業がテレワークにおける従業員の怠慢を防ぐために、実践すべき工夫について解説してきました。
実際、テレワーク従事者の中には、「どうしてもサボってしまう」「業務に集中できない」という方が多く存在します。
したがって、企業は従業員の悩みを解決するという意味でも、今回解説したような対策を取らなければいけないのです。
