情報セキュリティ

“電子契約”を導入することのメリット・デメリット

監修者:金子 雅和

企業の新しい契約方法の1つとして、近年“電子契約”が注目されています。
これは、従来の契約方法とは一線を画すものであり、企業にとって良い効果をもたらすものですが、まだ完璧なシステムとは言えません。
ここからは、企業における電子契約導入のメリット・デメリットを中心に解説していきます。

電子契約の概要

これまでは、企業とその取引先などの合意内容を証拠として残すため、紙に印鑑で押印したものが、契約書として取り交わされてきました。
この契約書に代わり、電子データに電子署名をすることで、紙を使った契約を同じ証拠力を認められるのが“電子契約”です。
また、電子データには改ざんのリスクがありますが、この脆弱性を克服する技術として、先ほども触れた“電子署名”と、もう1つの技術である“タイムスタンプ”が挙げられます。
電子署名は、電子データについて“誰が”、“何を”作成したのかを証明するもので、タイプスタンプは電子データの“いつ”、“何を”といったことを証明できる技術です。
電子署名が紙の契約書でいう“捺印”、タイプスタンプが“消印”だと考えると、イメージしやすいでしょう。

電子契約を導入することのメリットは?

企業が電子契約を導入することのメリットとしては、主に以下のことが挙げられます。

・支出を減らせる
・業務を効率化できる
・情報セキュリティ対策になる
・コロナ対策になる

支出を減らせる

企業が電子契約を導入すれば、これまで紙の契約書を作成していたときにかかっていた支出を削減できます。
具体的には、以下のような支出です。

・用紙代
・印刷代
・印紙代(契約内容による)
・郵送代
・人件費 など

大きな企業になれば、当然契約をする機会も多くなりますから、これだけの支出が減らせるというのは、とても大きなメリットだと言えます。

業務を効率化できる

紙の契約書を作成する場合、どうしてもいくつかのステップを踏まなければいけません。
特に、対面ではなく離れた場所の取引先などと契約書を交わす場合は、以下のようなステップが必要になり、とても煩雑です。

・原本の印刷⇒記名・押印⇒郵送⇒取引先の記名・押印⇒返送

また、このような手順で契約書を作成する場合、最終的に契約が結ばれるまでに数週間程度かかることも珍しくありません。
もちろん、内容に不備があったり、契約内容が変わったりした場合は、すべて最初からやり直す必要があります。
一方、電子契約の場合、上記のステップはすべて省くことができます。
また、契約手続きがどれくらい進んでいるかも一目瞭然であるため、返送忘れなどによって契約までの期間が長くなることもありません。

情報セキュリティ対策になる

紙の契約書は、簡単に内容を書き換えられますし、窃取や複製の被害に遭う可能性も高いです。
それに比べて、電子契約における電子署名、タイムスタンプの複製は困難を極めますし、たとえ不正があったとしても、詳細はすぐにチェックできます。
つまり、電子契約は企業の情報セキュリティ対策としても機能するということです。

コロナ対策になる

ここ最近は、新型コロナウイルスの感染拡大により、対面での会議や取引などを自粛する企業も増えています。
ただ、紙の契約書を用いている企業は、どうしても取引先などと顔を合わせなければいけない場合があるでしょう。
そんなとき、電子契約を導入すれば、対面での契約を完全に廃止することができるため、コロナ対策にも繋がります。

電子契約を導入することのデメリットは?

非常に便利でコストパフォーマンスも良い電子契約ですが、以下のようなデメリットがあることについては、導入前に把握しておきましょう。

・双方が電子契約の環境を整える必要がある
・電子化が認められてない契約がある

双方が電子契約の環境を整える必要がある

電子契約を結ぶには、双方の契約当事者が環境を整えなければいけません。
つまり、自社は電子契約、取引先は紙の契約書という形は取れないということです。
また、電子契約のシステムを導入する際には、やるべきことがたくさんあります。
例えば、社内規則を変更したり、従業員に仕組みや注意点について説明したりといった作業です。
もちろん、電子契約には導入コストもかかりますし、取引先が紙の契約書でしか契約してくれないということも十分考えられます。

電子化が認められていない契約がある

電子契約は、紙の契約書と同じ証拠力を持っているものですが、契約内容によっては、電子化が認められない場合もあります。
具体的には、以下のような契約は紙の契約書でしか締結できないため、注意しましょう。

・定期建物賃貸借契約
・定期借地契約
・投資信託契約の約款 など

まとめ

ここまで、近年注目されている“電子契約”の導入メリット・デメリットについて解説しましたが、いかがでしたでしょうか?
冒頭でも触れたように、電子契約にはまだいくつかの問題点、不便な点がありますが、それを感じさせないほどのメリットがあるのも事実です。
よって、自社の状況を踏まえた上で、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか?

 

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