JAPHICマークの取得時には、まず各審査機関に問い合わせ、Webページから新規申請の手続きを行います。
また、晴れて審査に合格し、マークを取得した後も、事業者はいくつかの特殊な手続きを行うことがあります。
今回は、こちらの特殊な手続きの内容について解説したいと思います。
更新申請手続き
JAPHICマークの取得事業者は、一度取得したマークを永久的に使用できるわけではありません。
新規取得から1年で有効期限が切れるため、その前に更新申請の手続きを行う必要があります。
また、更新申請を忘れてしまわないか不安な事業者もあるかもしれませんが、その点については心配いりません。
有効期限の4ヶ月前には、JAPHIC機構から更新の案内が届きます。
更新申請手続きの方法としては、案内を受領した後、更新に関する申請・審査料、認証料を振り込みます。
その後、JAPHIC機構の管理システムから、事業者情報の変更、希望審査日時などを入力することにより、担当する審査機関に伝わるため、連絡を取り合って更新の手続きを進めていきます。
ちなみに、JAPHICマーク更新のための審査を完了する期限は、有効期限を含む月の15日までです。
こちらの期限を過ぎると、JAPHICマークの使用が停止されてしまうため、できる限り早く手続きを開始しなければいけません。
合併、分社化等の手続き
JAPHICマークの取得後、その事業者が合併や分社化を行う場合、取り決めに従って手続きを行う必要があります。
JAPHICマークの取得事業者は、吸収合併によって第三者に統合された場合、規約に記載された権利や義務の全部、または一部を統合された第三者に移譲しなければいけません。
また、分社化等により、取得事業者が複数の事業者に分かれた場合、規約に記載された権利や義務の全部、または一部は主要な一社に移譲され、その他の分社で使用する場合は、もう一度新規取得の手続きをする必要があります。
つまり、合併や分社化等があった場合、JAPHICマークを使用できる範囲が変更されるということです。
これらの手続きの申請については、JAPHIC機構に対して行います。
メールのタイトルに“合併・分社化について”と明記の上、メールを送信し、手続きを進めていきます。
まとめ
ここまで、JAPHICマーク取得後の特殊な手続きについて解説してきましたが、いかがでしたでしょうか？
JAPHICマークを取得した事業者は、適切な個人情報保護体制を構築し、維持していくのはもちろん、適宜必要な手続きも行い、長年にわたってマークを問題なく使用していけるようにしなければいけません。
認識違いや手続きを忘れたことにより、規約違反が発生しないように注意してください。
