新型コロナウイルスの影響でテレワークが増加し、それに伴って“Zoom”を導入する企業も増えています。
ただ、Zoomを業務で使用する企業は、しっかりと安全に使用するためのポイントを押さえておかなければいけません。
Zoomの概要と併せて解説しますので、導入済の企業も、これから導入する企業もぜひ参考にしてください。
Zoomの概要
Zoomは、パソコンを始めとするさまざまな端末でオンライン会議ができるクラウドサービスです。
複数人での同時参加が可能であり、ここ最近はビジネスシーンで多く活用されています。
また、端末だけでなく、WindowsやMac、iOSやAndroidなど、あらゆるOSに対応しているのも特徴で、有用性の高いツールとして高い評価を得ています。
現時点で、まだまだコロナが収束する気配を見せていないことを考えると、これから導入する企業はさらに増加するでしょう。
Zoom使用に伴う企業のリスク
コロナ禍の企業を救うツールとして認知され始めているZoomですが、企業は使用に伴うリスクを把握しておかなければいけません。
具体的には、以下のようなリスクが懸念されています。
・オンライン会議の内容が第三者に漏えいする
・第三者がオンライン会議に不正に参加する
・第三者に認証情報、パスワードを窃取される
現在、Zoomはアップデートを重ね、以前よりは上記のリスクをかなり防げる仕様へと変更されました。
ただ、今後企業が被害に遭わないという保証はないため、常にセキュリティ対策は取っておかなければいけません。
Zoomを安全に使用するためのポイント
では、企業がZoomを安全に使用するためには、どのような対策を取れば良いのでしょうか？
1つずつ解説してきましょう。
待機室機能をオンにする
Zoomには、“待機室機能”というものがあります。
これは、参加者のミーティングルームへの入出を、ホストがコントロールできる機能をいいます。
ホストは参加者を1人ずつチェックするか、待機室に参加者が全員集まってから一括して入室を許可するかを選べます。
また、この機能をオンにすることで、不審なアカウントの入室を防止することが可能です。
公開ミーティングでパーソナルミーティングIDを使用しない
“パーソナルミーティングID”とは、単発でミーティングを始める際に利用するIDをいいます。
自身で変更しない限り変更されることがないIDのため、相手側から連絡が来る場合にはとても重宝します。
ただ、公開ミーティングの場合は、その都度生成されるミーティングIDを使用しましょう。
そうしなければ、招待していない参加者に対しても、ミーティングへの参加方法を知られてしまうことになります。
セキュリティメニューを活用する
Zoomでは、ミーティングコントロールの“セキュリティ”アイコンを使用することで、新たな人物の参加を不可能にしたり、自身の名前を変更したりすることができます。
また、不審なユーザーの通報などもできるため、これらの機能を活用すれば、比較的安全なオンライン会議の環境を作ることができます。
登録済あるいは認証ユーザーのみ参加可能にする
Zoomでオンライン会議をスケジューリングする際には、参加者にメールアドレス、氏名、カスタム質問などを登録してもらうよう設定できます。
こうすることで、登録されたユーザーしか会議には参加できない状況を作り出せます。
また、メールアドレスに特定のドメインを使用しているユーザーのみ、参加可能にすることもできます。
注釈機能をオフにする
Zoomでは、オンライン会議参加者が共有画面に注釈（コメント）をつけることができます。
これは非常に便利な機能ですが、必要でないときには、イタズラなど会議の妨害に繋がる可能性もあります。
ただ、ホストが注釈機能をオフにすれば、このような心配はなくなります。
ちなみに、ホストはミーティング全体に対して注釈機能を無効にするのか、一時的に無効にするのかを選ぶことができます。
参加者を強制退出させる
ここまで解説したポイントを押さえておけば、不審なユーザーが参加したり、迷惑行為を働かれたりする可能性はかなり低いですが、怪しいもしくは不適切なユーザーを発見した場合は、ミーティング中に強制退出させることができます。
また、一度強制退出された参加者の再参加を許可しないよう、設定することも可能です。
物理的な対策も重要
Zoomで安全なオンライン会議を行うのであれば、従業員1人1人が物理的な対策を取ることも大切です。
例えば、不特定多数が集まる公共の場では、情報を盗み見されたり、盗み聞きされたりするリスクがあります。
よって、従業員にはのぞき見防止フィルターの使用、ヘッドセットの着用などを身に付けるべきです。
まとめ
ここまで、Zoomを安全に使用するために、企業が押さえておくべきポイントについて解説しましたが、いかがでしたか？
Zoomで行うオンライン会議には、通常の会議にはない便利な点と、通常の会議にはない不便な点があります。
もちろん、トータルで見れば利便性が勝つかもしれませんが、リスクに目をつむり、企業のセキュリティ体制をおろそかにしないように注意しまし
