企業には、部外者に見られてはいけない“機密性が高い文書”というものが存在します。
これは、外部の人間に見られると、企業に大きな損害が生じるものであり、細心の注意を払って管理しなければいけません。
今回は企業の内部対策として、機密性が高い文書を廃棄するまでの正しい流れを知っていただきたいと思います。
【内部対策】機密性が高い文書を廃棄するまでの正しい流れとは？
企業における機密性が高い文書には、“作成（入手）”、“管理（運用）”、“廃棄”という3つのライフサイクルが存在します。
では、それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。
①作成（入手）
・機密性が高い文書であることを表示する
機密性が高い文書を作成または入手したら、それが機密性が高い文書であることの表示をします。
例えば、紙媒体であれば、“社外秘”などの判を押し、データであれば、ファイル名または文書の内容に機密性が高いことの記載をします。
・機密性が高いことを認識させる
企業の従業員に対して、その文書の機密性が高いことをアナウンスし、企業全体の認識を徹底します。
②管理（運用）
・保管方法、利用方法を徹底、認識させる
機密性が高い文書の保管方法、利用方法を徹底し、企業全体に認識させることで、紛失や不正利用を防止します。
・ログを記録する
いつ、誰が、どんな目的で機密性が高い文書を利用したのかについてのログを記録します。
③廃棄
・再利用できない状態にする
紙媒体の場合は、シュレッダー処理などを行い、データの場合は、保存データの完全消去などを行います。
ただ、データの場合、消去したつもりがハードディスクドライブに残っていたというケースはよくあるため、廃棄業者に依頼して消去するのが望ましいでしょう。
【内部対策】機密性が高い文書を適切に廃棄しなかったらどうなる？
冒頭で少し触れたように、機密性が高い文書を適切に廃棄しなかった場合、企業には大きな損害が生じます。
例えば、財務情報や企業買収に関する文書の内容が流出すると、他企業も巻き込んだ大規模な損害に発展する可能性がありますし、新商品に関する文書の内容が流出すると、他企業にアイデア、チャンスを奪われることも考えられます。
もちろん、機密性が高い文書に個人情報が含まれている場合、損害賠償あるいは訴訟に至ることもあり、企業はあらゆる角度からのダメージを受けてしまいます。
まとめ
ここまで、企業の内部対策として、機密性が高い文書を廃棄するまでの正しい流れについて解説しました。
企業の内部対策と言えば、サイバー攻撃に対するものだというイメージが強いかもしれませんが、機密性が高い文書の取り扱いに関する内部対策は、それと同じくらい重要です。
情報が流出してから焦って対策を取っても、企業の損害や信頼性低下をなかったことにはできないので、注意しましょう。
