企業が自社におけるリスクを減らす取り組みに、“リファレンスチェック”が挙げられます。
これは、新しく採用しようとする従業員候補に対して行うものであり、近年は海外のみならず、日本でも実施されるケースが増えています。
今回は、そんなリファレンスチェックの概要や目的、方法などについて解説したいと思います。
リファレンスチェックって何？
中途採用を実施する企業が、従業員候補の前上司、前同僚などに問い合わせをして、その候補の経歴、人柄などをチェックする取り組みを“リファレンスチェック”と言います。
リファレンスには“身元確認”や“推薦”という意味があり、基本的には同僚や上司複数人に対して企業が質問します。
また、実施のタイミングは企業によって異なりますが、従業員候補に対して、正式に内定を出す前に実施されるのが一般的です。
何のために行うのか？
冒頭でも触れたように、リファレンスチェックは企業のリスクを減らす目的で実施されます。
具体的には、応募書類の内容や面接の態度だけではわからない人物像を知ることで、本当に企業に必要な人材なのかを見極め、入社後の問題行動や早期退職などを防ぐことができます。
また、従業員候補の履歴書、職務経歴書の内容において虚偽がある場合、公正な選考はできなくなります。
ただ、リファレンスチェックを行えば、内容が事実なのかどうかを確認できるため、そのようなことになる心配もありません。
どうやって実施するのか？
リファレンスチェックの方法としては、主に以下の2つが挙げられます。
① 従業員候補にリファレンス先を紹介してもらう
企業がさまざまな質問をする前上司、前同僚（リファレンス先）を、従業員候補自身に紹介してもらうという方法です。
具体的には、企業が電話でリファレンス先に質問したり、“リファレンスレター”という推薦文を提出してもらったりするケースなどが挙げられます。
もちろん、企業は従業員候補に対して、リファレンス先を紹介してほしいという旨を伝えなければいけません。
② 企業がリファレンス先を決定する
従業員候補ではなく、企業がリファレンス先を決定し、質問するという方法です。
企業が自社ノウハウや外部サービスを利用して行うものではありますが、従業員候補からは許可を得る必要があります。
また、先ほど解説した方法とは違い、どのリファレンス先に質問するのかについて、従業員候補は把握していません。
ちなみに、企業から氏名されたリファレンス先にとっては、従業員候補本人から何の説明もされず、さまざまな質問を受けることになるため、回答を拒否される可能性もあります。
そのとき、企業はまた新たなリファレンス先を探さなければいけません。
どんなことを質問するのか？
企業はリファレンスチェックにおいて、主に以下のような質問をします。
① 業務について
どんな業務をしていたのか
どんな実績があるのか
得意な業務、苦手な業務は何か
上司や同僚との関係はどうだったのか
トラブル発生時の対応能力はどうだったのか など
② 人物像について
どのような性格なのか
長所と短所はどこか
勤務態度はどうだったのか
コミュニケーションは取れていたのか
一緒に勤務しやすかったか など
これだけの質問をすれば、入社前の従業員候補にどんな能力があり、どんな働き方ができるのかといったことが、ある程度見えてきます。
もちろん、従業員候補本人から聞いた業務内容や実績が正しいものであるかどうかも、これだけ質問すれば丸裸にできるでしょう。
どこに注意して実施する？
リファレンスチェックを行う企業は、必ず以下の点に注意して実施しなければいけません。
① 従業員候補の許可を取る
リファレンス先を紹介してもらうときはもちろんのこと、企業がリファレンス先を探す場合であっても、必ず従業員候補には許可を取らなければいけません。
許可なしで行うと、企業は個人情報保護法に違反してしまう可能性があるため、注意が必要です。
また、許可を取らず前職場などに勝手に連絡すると、従業員候補に不信感を抱かれ、出した内定を辞退されてしまうことも考えられます。
② 内定後には実施しない
企業がリファレンスチェックを行うタイミングはそれぞれですが、内定後には実施しないことをおすすめします。
なぜなら、内定後に従業員候補の過去の問題行動などが発覚しても、簡単に内定を取り消せないためです。
内定が取り消せるのは、重大な詐称があった場合など、取り消しが妥当だと判断される一部のケースに限られます。
もし、リファレンスチェック後に内定を取り消したいのであれば、法律の専門家に相談しましょう。
まとめ
ここまで、企業が実施すべきリファレンスチェックについて解説してきました。
企業におけるリスクは数えきれないほどありますが、問題のある従業員を採用してしまうことも、1つの大きなリスクだと言えます。
企業によって発生するインシデントの多くは、ヒューマンエラーが原因だというところから考えても、そのリスクの大きさをわかっていただけるでしょう。
