企業の中には、顧客との接点の創出やコミュニケーションの手段として、メールマガジンを活用しているところも多いです。
しかし、メールマガジンを配信する際には、個人情報に関連するさまざまなポイントを押さえておかなければいけません。
今回は、特に注意すべきポイントについて解説します。
個人情報漏えい防止のためのルールづくり
メールマガジンを配信するにあたっては、プライバシーポリシーにおいて、個人情報漏えい防止のためのルールづくりを徹底しなければいけません。
具体的には、以下のようなルールについて明確にする必要があります。
・どのように顧客から個人情報を取得するのか
・個人情報をメールマガジンのデータベースにどう登録するのか
・誰がメールマガジンを配信するのか
・顧客の担当営業は、メールマガジンの配信や開封状況をどう確認するのか
・顧客情報に変更があったとき、どのように変更するのか
・顧客からメールマガジン配信の停止を希望されたとき、どう対応するのか など
個人情報を第三者に開示しない
メールマガジン登録者である顧客の個人情報については、本人の許可を得ず第三者に開示してはいけません。
ここでいう開示とは、故意のものと故意でないものの両方が含まれます。
個人情報取扱事業者であれば、無断で顧客の個人情報を開示することはまずないと思いますが、人為的なミスによる開示つまり情報漏えいは十分に起こり得ます。
例えば、以下のようなミスには十分に注意しなければいけません。
・メールマガジン送信時、Toリストにアドレスを列挙する
・メールマガジンの中で別の顧客の名前を記載してしまう など
個人情報の利用目的を明記する
企業は取得した個人情報について、できる限り利用目的を明確にすることが求められます。
例えば、企業のWebサイトにおける個人情報の利用目的の欄に“メールマガジン配信目的”と記載されていない場合、企業は無断で配信ができません。
そのまま配信してしまうと、個人情報保護法に違反します。
このような状況を回避するには、Webサイトの登録フォームにおいて、個人情報の利用目的に同意した顧客でなければ、登録できない仕様にしておくべきです。
まとめ
メールマガジンを戦略として活用したい企業は、個人情報の取り扱いに細心の注意を払わなければいけません。
またメールマガジンの場合、特定電子メール法や特定商取引法など、別の法律に関する知識も必要です。
ちなみに個人情報保護法に関する知識については、企業が一丸となってJAPHICマークの取得を目指すことにより、必然的に身につく可能性が高いです。