「従業員名簿」の作成について解説します。
従業員名簿がどれほど重要なものなのか、企業は理解して作成する必要があります。
個人情報を管理する従業員名簿における注意事項①作成してない場合は罰則がある
企業はどんな理由があろうと、従業員名簿の作成はマスト事項です。
会社に従業員名簿が存在しない場合、また記載された情報に不備がある場合は、労働基準監督署から是正勧告が言い渡されます。
作成していないことが発覚した場合、企業は30万円以下の罰金を支払わなくてはいけないので、とても重要な名簿だということが分かりますね。
個人情報を管理する従業員名簿における注意事項②必ず記載する項目
個人情報である従業員名簿を作成する際は、「必ず記載する項目を確認する」というのが注意事項の1つです。
必ず記載する項目は以下のとおりです。
従業員本人の氏名
生年月日
過去の学歴、職歴などの履歴
性別
住所
担当業務
採用した年月日
退職した、または解雇した年月日（理由も併せて記載）
死亡した場合はその年月日（理由も併せて記載）
従業員の数が30人に満たない企業の場合は、「担当業務」を記載する必要はありませんが、その他の項目の記載は全ての企業に義務付けられています。
個人情報を管理する従業員名簿における注意事項③保管について
個人情報を管理する従業員名簿は事業所ごとに作成する必要がありますので、これも注意事項として覚えておきましょう。
企業全体の従業員名簿を一ヶ所にまとめて保管するというのは、労働基準法に違反しています。
「事業者の分だけ従業員名簿がある」というのが、従業員名簿の正しい在り方です。
また個人情報が載っている従業員名簿は、必ず3年間は保管しておかなくてはいけないので、これも覚えておくべき注意事項です。
このルールも違反してしまうと、労働基準監督署の是正勧告を受けてしまうことになります。
個人情報を管理する従業員名簿における注意事項④データで管理する場合
「従業員名簿」と聞くと紙媒体で保管するというようなイメージがありますが、必ず紙媒体を作成しないといけないというルールはありません。
コンピュータ内でデータとして管理するのも、立派な従業員名簿として認められます。
ただデータ管理する場合、書面の名簿にはない「印刷」に関する規則があります。
データで従業員名簿を管理している場合、本社や各事業所はいつでもデータを印刷出来る環境を整えておかなくてはいけません。
もちろん、コンピュータの画面上にいつでも表示出来るような環境づくりも必須です。
まとめ
内部の個人情報とはいえ、従業員名簿も立派な個人情報です。
大企業ではデータでの管理が主流になってくるので、誤って削除したり、たくさんのデータに埋もれてしまわないよう十分に注意しましょう。
適切な個人情報の管理体制が証明される「マーク」の取得を目指せば、知識が増え従業員名簿の作成もスムーズに進みます。
今一度、取得を検討してみてはいかがでしょうか。
