個人情報の持ち出しによる情報漏洩は、実は企業外で発生してしまうケースがあります。
それが、「元従業員による個人情報の持ち出し」です。
すでに退職している従業員による個人情報の持ち出しなので、企業は今後の指導やルール作りといった対策が取れません。
こういうケースでは、企業はどのような行動を取るべきなのでしょうか？
元従業員の個人情報持ち出しにおける企業の対処法
元従業員による個人情報の持ち出しが発覚した場合、企業はまず元従業員に対して「内容証明郵便」で警告文を送付しましょう。
内容証明郵便とは、法的効果が発生する重大な意思表示、また通知の証拠を残す際に使用される郵便のことです。
元従業員が企業の個人情報を持ち出すというのは、れっきとした犯罪行為です。
従って、企業は損害賠償の請求や刑事告訴など、様々な法的手段を取ることも可能です。
ただ個人情報の持ち出しが発覚した場合、やはり1番優先しなくてはいけないのは「持ち出された個人情報の不正利用をストップさせる」ということです。
持ち出した元従業員を訴えたり、賠償金を請求したりすることが目的ではありません。
内容証明郵便はなるべく企業の被害を抑え、元従業員に警告するための有効な手段なのです。
弁護士に依頼し、弁護士の名義で内容証明郵便を作成してもらうことによって、警告として非常に効果のあるものになります。
元従業員が個人情報を持ち出し！「内容証明郵便」におけるポイント
損害賠償請求の予定、裁判例を記載する
企業は元従業員に対して、損害賠償請求をする予定だという旨を記載します。
ただその予定だけを記載しても、警告としてそれほど効果があるものにはなりません。
警告としての効果を上げるために、個人情報持ち出しによって損害賠償命令が下った「裁判例」を記載するのが効果的です。
つまり、過去にこのような個人情報持ち出しがあり、この裁判では元従業員に対してこれだけの損害賠償命令が下ったという事実を記載するのです。
多額の損害賠償命令が下る可能性があるということを、元従業員に理解させることが目的です。
刑事告訴の予定を記載する
過去には実際に、個人情報の持ち出しを行った元従業員に実刑判決が下った事例が数多くあります。
損害賠償請求と考え方は同じで、「あなたも逮捕される可能性がありますよ」という内容を記載し、警告します。
身元保証人へ内容証明郵便を郵送する旨を記載する
元従業員の身元保証人は親族である可能性がとても高いです。
身元保証人への内容証明郵便の郵送を示唆する内容を記載し、身内をトラブルに巻き込みたくないという気持ちを利用しましょう。
このような対策が取れるように、企業は在籍している従業員からしっかり身元保証書を取得しておく必要があります。
まとめ
企業は個人情報を保護するために、今回のようにすでに退職した従業員への対処も想定しておかなくてはいけません。
企業全体の個人情報への意識を底上げさせるためには、やはりJAPHICマークなどの「第三者認証マーク」の取得が有効でしょう。
これらのマークを取得して、出来る限り個人情報の漏洩を避けることは、もはや企業の義務と言っても過言ではありません。
